Kat Malikleri Toplantısı Nasıl Yapılır?

Kat malikleri toplantısı, apartman veya sitenin ortak yaşam kurallarının belirlendiği, giderlerin (aidat/avans) karara bağlandığı, yönetici seçimi ve denetim gibi konuların görüşüldüğü en kritik yönetim sürecidir. Uygulamada pek çok anlaşmazlık, toplantının hiç yapılmamasından değil; çağrı usulünün yanlış uygulanmasından, gündemin eksik hazırlanmasından, toplantı ve karar yeter sayısının (nisabın) yanlış hesaplanmasından veya kararların usulüne uygun tutanağa bağlanmamasından kaynaklanır. Bu yazıda, 2026 itibarıyla geçerli temel hukuki çerçeveye uygun şekilde kat malikleri kurulunun nasıl toplanacağını; çağrı ve hazırlık adımlarını, toplantıda uyulması gereken nisap ve oylama kurallarını, kararların tutanağa bağlanması ve duyurulmasını ve uygulamada en sık yapılan hataları adım adım ele alıyorum.

Kat Malikleri Toplantısı Nedir, Hangi Türleri Vardır?

Kat mülkiyetine tabi yapılarda (apartman/site), yönetim organı Kat Malikleri Kuruludur. Kurul, ana taşınmazın (binanın/sitenin) yönetimine ilişkin temel kararları alır. Bu kararlar; bakım-onarım, ortak alan kullanımı, bütçe, aidat, yönetici/denetçi seçimi, işletme projesi (gelir-gider planı) gibi başlıklarda yoğunlaşır. Kat malikleri toplantısı, genellikle olağan ve olağanüstü toplantı olarak ikiye ayrılır.

Olağan toplantı, yönetim planında (binanın “anayasa”sı gibi düşünülebilir) belirtilen zamanda yapılır. Yönetim planında özel bir düzen yoksa, uygulamada yılda en az bir kez yapılması esastır. Bu toplantıda çoğu zaman; geçmiş yıl faaliyet/hesapların görüşülmesi, yeni dönem bütçesi ve aidatların belirlenmesi, yönetici ve denetçi seçimi gündeme gelir.

Olağanüstü toplantı ise beklenmeyen veya acil konular için çağrılır. Örneğin; çatının acil onarımı, asansör yenileme teklifi, güvenlik/kamera sistemi, büyük tadilat, beklenmedik yüksek giderler, yönetici değişikliği veya toplu bir hukuki süreç (icra takibi, dava) kararı gibi durumlar olağanüstü toplantı sebebi olabilir.

Burada kritik nokta şudur: Hangi tür olursa olsun toplantı çağrı, gündem, yeter sayı ve tutanak kurallarına uygun yapılmazsa, alınan kararlar iptal davasına konu olabilir. Bu nedenle “toplantı yaptık” demek tek başına yeterli değildir; usul, işin yarısıdır.

Toplantı Çağrısı Nasıl Yapılır? Süre, Tebligat ve Gündem Hazırlığı

Toplantının hukuken sağlıklı olması için ilk adım çağrıdır. Çağrı; toplantının tarihini, saatini, yerini ve gündemini içermelidir. Gündem, toplantıda görüşülecek konuların “başlık başlık” yazıldığı listedir. Gündemde olmayan bir konuda karar almak, özellikle maliklerin hazırlıksız yakalanmasına yol açtığı için, ileride ciddi uyuşmazlık çıkarabilir.

Çağrı yöntemi açısından uygulamada en güvenli yöntem; çağrı yazısının kat maliklerine imza karşılığı tebliğ edilmesi veya taahhütlü posta gibi ispatı güçlü yollarla gönderilmesidir. Çünkü toplantıya çağrılmadığını iddia eden bir malik, usulsüz çağrı gerekçesiyle kararların iptalini isteyebilir. WhatsApp/mesajlaşma uygulamaları tek başına her zaman yeterli ispat sağlamaz; ancak yönetim planında açıkça kabul edilmiş bir elektronik bildirim yöntemi varsa ve ispatlanabiliyorsa destekleyici olabilir.

Süre bakımından pratikte “en az 15 gün önce” kuralı esas alınır. Süre, çağrının hazırlanma tarihi değil; malike ulaşması (tebliğ) bakımından anlam kazanır. Bu nedenle mümkünse çağrıyı erken planlayın ve tebligat kayıtlarını saklayın.

Çağrı yazısında, olası nisap sorunu için ikinci toplantı bilgisi de yer almalıdır: İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa, ikinci toplantının tarihi, saati ve yeri önceden ilan edilmelidir. İkinci toplantı genellikle ilk toplantıdan en az 7 gün sonra ve en geç 15 gün içinde yapılacak şekilde planlanır. Bu aralığa dikkat etmek, usul tartışmalarını önemli ölçüde azaltır.

Gündem hazırlanırken, özellikle aşağıdaki kalemler net yazılmalıdır:

• Açılış ve yoklama (katılım/arsa payı tespiti)
• Divan seçimi (toplantı başkanı, yazman)
• Geçmiş dönem faaliyet/hesapların görüşülmesi
• Yeni dönem bütçe ve aidat/avans kararı
• Yönetici ve denetçi seçimi
• Bakım-onarım / tekliflerin görüşülmesi (teklifler ek yapılmalı)
• Dilek ve temenniler (karar alınacaksa dikkatli olunmalı)

Toplantı Yeter Sayısı ve Karar Nisabı Nasıl Hesaplanır?

Kat malikleri kurulunda iki farklı çoğunluk kavramı vardır: Toplantı yeter sayısı (kurulun toplanabilmesi) ve karar yeter sayısı (kararın geçmesi). Bu iki kavram sık karıştırılır. Kısaca: Toplantı yeter sayısı “toplantıyı açabilir miyiz?”, karar yeter sayısı “bu kararı geçirebilir miyiz?” sorusunun cevabıdır.

İlk toplantıda genel kural; kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarıdan fazlasıyla toplanmaktır. (Arsa payı, tapuda her bağımsız bölüme tanımlanmış ortak mülkiyet oranıdır.) Bu sağlanamazsa, toplantı “açılmış” sayılmayacağı için karar almak sağlıklı olmaz.

İkinci toplantıda ise toplantı yeter sayısı aranmaz; katılanlarla toplantı yapılabilir. Ancak bu, her kararın kolayca alınacağı anlamına gelmez. Çünkü bazı kararlar için kanun “nitelikli çoğunluk” (örneğin 4/5) veya “oybirliği” şartı arayabilir.

Aşağıdaki tablo, uygulamada en çok ihtiyaç duyulan çoğunluk türlerini pratik bir çerçeveye oturtur:

Önemli uyarı: “Herkes kabul etti” gibi sözlü ifadeler yerine, her kararın kaç oyla alındığı, arsa payı etkisi ve karar metni tutanakta net olmalıdır. Aksi halde kararın geçerliliği tartışma konusu olur.

Toplantı Günü: Yoklama, Divan, Vekâlet ve Oylama Düzeni

Toplantı günü ilk yapılacak iş, hazirun listesi (katılım listesi) oluşturmaktır. Hazirun listesinde kat malikinin adı-soyadı, bağımsız bölüm numarası, arsa payı, imzası yer alır. Malik toplantıya katılamıyorsa vekil (temsilci) gönderebilir. Vekâlet, yazılı alınmalı ve toplantı dosyasında saklanmalıdır. Vekilin kim olduğu ve hangi bağımsız bölüm adına oy kullandığı da hazirun listesinde gösterilmelidir.

Ardından divan seçilir: Toplantıyı yönetecek bir başkan ve tutanakları yazacak bir yazman belirlenir. Divan seçimi, toplantı disiplinini sağlar; aynı anda konuşmalar, gündem dışına çıkmalar ve tutanak karmaşası azalır.

Gündem maddeleri sırayla görüşülür. Her gündem maddesinde, mümkünse önce bilgilendirme yapılır; sonra öneriler alınır; ardından oylamaya geçilir. Oylama açık yapılabilir; ancak tartışmalı konularda oy sayımı şeffaf biçimde yürütülmelidir. Özellikle bütçe/aidat, büyük tadilat, yüklenici seçimi gibi konularda; tekliflerin ek yapılması, karşılaştırmalı maliyet sunulması ve karar metnine “hangi teklifin kabul edildiği”nin yazılması ileride doğacak itirazları azaltır.

Kiracı toplantıya katılabilir mi? Kiracı, malikin yerine oy kullanamaz; çünkü oy hakkı kural olarak kat malikine aittir. Ancak yönetim planında veya malikin yazılı yetkilendirmesinde kiracının belirli konularda temsilci olarak katılımı sağlanabilir. Bu tür durumlarda “kim adına, hangi yetkiyle” katıldığı netleştirilmelidir.

Online (elektronik) toplantı konusu da pratikte gündemdedir. Elektronik toplantı yapılacaksa, bunun yönetim planında açıkça düzenlenmesi, kimlik doğrulama, oy kullanma ve tutanak ispatı gibi konuların baştan belirlenmesi gerekir. Aksi halde, özellikle toplantıya katılamayan maliklerin “iradem yansımadı” itirazı güçlenebilir.

Toplantı Tutanakları, Karar Defteri ve Kararların Duyurulması

Toplantının en kritik çıktısı karar tutanağıdır. Tutanakta; toplantının tarihi, saati, yeri, çağrı yöntemi, gündem, hazirun bilgisi, her kararın metni ve oy sayımı yer almalıdır. “Görüşüldü, kabul edildi” gibi belirsiz ifadeler yerine; kararın net, uygulanabilir ve ölçülebilir şekilde yazılması gerekir. Örneğin “Asansör bakımı yapılacak” yerine “X firmasıyla aylık Y bedelle bakım sözleşmesi yapılmasına” gibi somut bir karar metni tercih edilmelidir.

Kararlar genellikle karar defterine işlenir. Karar defteri, yönetimin kurumsal hafızasıdır; olası bir uyuşmazlıkta mahkeme ve icra süreçlerinde “neye dayanarak işlem yapıldı?” sorusunun cevabını verir. Bu nedenle defterin düzenli tutulması, sayfa atlanmaması ve imzaların tam alınması önemlidir.

Toplantıya katılmayan maliklere kararların bildirilmesi de pratikte ihmal edilir. Oysa kararların duyurulması; itiraz/iptal hakkını kullanmak isteyen malik bakımından sürelerin başlaması açısından önem taşır. Bu nedenle karar özetinin (veya tutanak örneğinin) imza karşılığı tebliği ya da ispatı güçlü bir yöntemle gönderilmesi en güvenli yaklaşımdır.

Bir malik, toplantı ve kararların usule aykırı olduğunu düşünüyorsa iptal davası yoluna gidebilir. İptal gerekçeleri çoğu zaman; usulsüz çağrı, gündem dışı karar, nisap hatası, vekâlet sorunları, tutanak eksikliği ve eşitlik/katlanma yükümlülüğüne aykırılık şeklinde ortaya çıkar. Bu nedenle yönetim, “karar aldık bitti” yaklaşımı yerine, her adımı ispatlanabilir şekilde yürütmelidir.

Uygulamada Sık Yapılan Hatalar ve Pratik Kontrol Listesi

Kat malikleri toplantılarında en sık görülen hata, çağrının “haber verildi” seviyesinde kalmasıdır. Oysa çağrının ispatlanabilir olması gerekir. İkinci büyük hata, gündemin özensiz hazırlanmasıdır. Özellikle yüksek maliyetli işler gündeme “diğer” maddesi altında sıkıştırıldığında, kararların iptali gündeme gelir.

Aşağıdaki kontrol listesi, toplantıyı hukuken daha sağlam hale getirir:

• Çağrı yazısında tarih-saat-yer + gündem + ikinci toplantı bilgisi var mı?
• Çağrı en az 15 gün önce ve ispatlanabilir şekilde tebliğ edildi mi?
• Teklif gerektiren konularda (bakım-onarım vb.) teklifler ek yapıldı mı?
• Hazirun listesi arsa paylarıyla birlikte alındı mı, vekâletler dosyalandı mı?
• İlk toplantıda sayı + arsa payı çoğunluğu doğru hesaplandı mı?
• Her kararın metni, oyu ve uygulama adımı tutanağa net yazıldı mı?
• Kararlar karar defterine işlendi mi ve imzalar tamam mı?
• Katılmayanlara kararlar duyuruldu mu (ispatlanabilir şekilde)?

Son bir pratik öneri: Toplantı öncesi gündemi maliklere “okunabilir” şekilde sunmak, toplantı sırasında gereksiz tartışmaları azaltır. Özellikle aidat artışı, büyük tadilat veya yönetici değişikliği gibi konularda, sayısal veriler (gelir-gider, teklif karşılaştırması) hazır olduğunda toplantı daha hızlı ve daha az gerilimle tamamlanır.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Kat malikleri toplantısı yılda kaç kez yapılır?

Yönetim planında farklı bir düzenleme yoksa, olağan toplantı genellikle yılda en az bir kez yapılır. Ancak ihtiyaç doğarsa aynı yıl içinde birden fazla olağanüstü toplantı da yapılabilir.

İlk toplantıda çoğunluk sağlanmazsa ne olur?

İlk toplantıda toplantı yeter sayısı (sayı ve arsa payı bakımından yarıdan fazlası) sağlanamazsa, çağrıda belirtilen tarihte ikinci toplantı yapılır. İkinci toplantıda toplantı nisabı aranmaz; katılanlarla toplantı yapılabilir.

Toplantıda alınan kararlara katılmayan malik ne yapabilir?

Malik, kararın usule veya hukuka aykırı olduğunu düşünüyorsa iptal davası açmayı değerlendirebilir. En sık iptal sebepleri; usulsüz çağrı, gündem dışı karar, nisap hatası ve tutanak/defter eksikliği gibi konulardır.

Kiracı kat malikleri toplantısında oy kullanabilir mi?

Kural olarak oy hakkı kat malikine aittir. Kiracı, malikin yazılı yetkilendirmesiyle temsilci sıfatıyla toplantıya katılabilir; ancak bu yetkinin kapsamı ve ispatı net olmalıdır.

Kat malikleri toplantısı online yapılabilir mi?

Elektronik toplantı uygulamada mümkün olmakla birlikte, geçerlilik tartışmalarını azaltmak için yönetim planında açık düzenleme bulunması, kimlik doğrulama ve oy kullanma yönteminin belirli olması ve tutanak ispatının güçlü şekilde kurulması gerekir.